La bureautique libre et les formats ouverts
La bureautique libre repose sur une suite d'applications et sur un format de fichiers normalisé. LibreOffice, issue en 2010 d'une scission d'OpenOffice.org, regroupe un traitement de texte, un tableur, un logiciel de présentation, un module de dessin vectoriel, un éditeur de formules mathématiques et une interface de base de données. Le format de fichiers employé par défaut est OpenDocument, publié comme norme ISO/IEC 26300 et maintenu par l'organisme de normalisation OASIS. Cette normalisation a une conséquence pratique mesurable : un document enregistré dans ce format peut être relu par n'importe quel programme qui implémente la norme, aujourd'hui ou dans vingt ans, sans dépendre de la survie d'un éditeur. C'est l'argument qui a conduit plusieurs administrations européennes à imposer OpenDocument pour leurs échanges internes de documents modifiables.
Les modules de LibreOffice
Writer traite les textes longs et structurés, avec styles, table des matières automatique, notes de bas de page et publipostage. Calc gère les feuilles de calcul, les formules, les tableaux croisés dynamiques et les graphiques, et lit les classeurs produits par les tableurs concurrents. Impress produit les présentations, Draw les schémas vectoriels et les retouches de documents PDF, Math les formules destinées à être insérées dans un autre module, Base les formulaires et requêtes sur une base de données locale ou distante. L'ensemble partage la même boîte de dialogue d'impression, le même correcteur orthographique et le même langage de macros, ce qui limite le temps d'apprentissage pour celui qui passe d'un module à l'autre.
Interopérabilité avec les formats fermés
La lecture des fichiers produits par Microsoft Office est assurée par des filtres d'importation développés par rétro-ingénierie puis à partir des spécifications publiées. Les documents simples se transposent sans perte. Les difficultés apparaissent sur des points précis : les macros écrites en Visual Basic for Applications ne s'exécutent pas, les tableaux croisés dynamiques complexes perdent une partie de leur mise en forme, et la pagination d'un texte long peut varier si les polices employées à l'origine ne sont pas installées sur la machine qui ouvre le fichier. Pour un document destiné uniquement à être lu ou imprimé, l'exportation en PDF supprime toute incertitude de rendu.
Les alternatives en ligne
Deux suites libres s'exécutent dans un navigateur et s'installent sur un serveur. Collabora Online repose sur le moteur de LibreOffice et rend l'édition collaborative possible sur un document stocké à distance. OnlyOffice adopte une interface proche de celle de Microsoft Office et prend en charge nativement les formats docx, xlsx et pptx. Les deux s'intègrent aux plateformes de partage de fichiers libres, Nextcloud en particulier, ce qui permet à une organisation de disposer d'un service d'édition partagée sans confier ses documents à un prestataire extérieur. L'hébergement reste à sa charge, avec les besoins en mémoire et en processeur que suppose la conversion de documents à la volée.
Déploiement en entreprise
Le passage d'un parc à la bureautique libre se heurte rarement à un problème technique et souvent à des problèmes d'organisation. Les modèles de documents, les formulaires et les classeurs contenant des macros doivent être repris un par un. Les fichiers échangés avec des partenaires extérieurs restent au format attendu par ces partenaires. La formation porte moins sur les fonctions elles-mêmes que sur l'emplacement des commandes, modifié par rapport aux habitudes acquises. Les administrateurs disposent d'outils de configuration centralisée qui imposent un format d'enregistrement par défaut, désactivent des fonctions et préchargent des extensions sur l'ensemble des postes.
Archivage à long terme
La conservation des documents sur plusieurs décennies obéit à des règles distinctes de celles de la production courante. Le format PDF/A, variante normalisée du PDF, interdit les éléments dont le rendu dépend de l'environnement, polices non incorporées, contenus actifs, références extérieures. LibreOffice exporte directement dans cette variante. Pour les documents qui doivent rester modifiables, OpenDocument remplit la même fonction puisque sa spécification est publique et que plusieurs implémentations indépendantes existent, condition qui rend improbable la perte d'accès aux fichiers.